Tata Cara Pengawasan Kinerja Kepala Desa oleh BPD dilaksanakan melalui lima langkah kegiatan, yaitu: Persiapan, monitoring, evaluasi, Umpan Balik, dan Pelaporan. Waktu Pelaporan Hasil Pengawasan paling lama tujuh hari kerja setelah pelaksanaan monitoring.
Persiapan
Pembagian anggota Tim Pengawas: Semua anggota BPD berbagi dalam tim pengawas. Apabila pengawasan hanya dilakukan pada satu bagian kegiatan saja maka pembagian anggota tim lebih difokuskan pada pembagian pendalaman indikator kinerja yang akan diawasi. Namun apabila jenis kegiatan terutama dalam pelaksanaan APB Desa meliputi beragam kegiatan, maka setiap kali pelaksanaannya bisa dibagi dalam anggota tim. Pembagian anggota tim sebaiknya ada hubungannya dengan kedudukan anggota BPD dalam bidangnya masing- masing.
Pengenalan dan pemahaman instrumen pengawasan: Sekretaris BPD dibantu tenaga staf administrasi (jika ada) membagikan seluruh instrumen pengawasan kepada seluruh anggota BPD. Instrumen pengawasan ada dua macam yaitu “instrument monitoring” dan “instrument evaluasi”. Ketua BPD memandu proses pendalaman dan penyamaan pemahaman bersama atas instrumen tersebut. Seluruh anggota BPD diwajibkan memahami, tahu cara mendapatkan informasi, serta dapat mengisi seluruh indikator pada instrumen pengawasan tersebut.
Mempelajari regulasi terkait sasaran pengawasan: Ketua atau unsur pimpinan BPD memandu jalannya musyawarah untuk melakukan pendalaman regulasi Undang-undang tentang Desa dan peraturan turunannya yang terkait dengan sasaran pengawasan yang akan dilaksanakan.
Membuat daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan Pemerintah Desa: Musyawarah Internal BPD membahas dan menyusun daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan oleh Pemerintah Desa. Dokumen pendukung menjadi bagian pencermatan dalam instrumen pengawasan. Untuk kelancaran proses pengawasan, dokumen tersebut harus sudah tersedia (bila ada) pada saat pelaksanaan pengawasan.
Menetapkan tanggal dan lokasi pelaksanaan pengawasan: Musyawarah Internal BPD membahas dan menyepakati tanggal pelaksanaan pengawasan berikut lokasi-lokasi yang akan dikunjungi sekaligus sebagai objek pengawasan oleh BPD.
Penetapan ruang lingkup dan metode pengawasan: Musyawarah Internal BPD membahas dan menyepakati Ruang lingkup pengawasan berupa kegiatan apa dan pada tahapan mana yang akan dijadikan sasaran pengawasan termasuk metode/ mekanisme dalam pelaksanaan pengawasan yang nantinya akan dilakukan. Musyawarah internal membahas dan menyepakati mana yang lebih mudah dilaksanakan sesuai dengan kondisi dan kebutuhannya.
Pembagian fokus indikator pengawasan: Anggota BPD berbagi fokus pendalaman terhadap beberapa capaian indikator, baru kemudian saling melengkapi.
Pembuatan dan penyampaian surat pemberitahuan agenda pelaksanaan pengawasan kepada Kepala Desa: Sekretaris BPD dibantu tenaga staf administrasi membuat konsep surat pemberitahuan yang melampirkan susunan tim pengawas, agenda dan lokasi kegiatan, dan daftar dokumen pendukung yang harus dipersiapkan oleh Pemerintah Desa.
Monitoring
Memastikan semua anggota BPD membawa instrumen pengawasan sesuai dengan kegiatan yang akan dilakukan pengawasan.
Melakukan koordinasi dengan Kepala Desa sekaligus memastikan kesiapan para pihak yang akan dimintai keterangan.
Menyampaikan maksud dan tujuan serta meminta kesedian Kepala Desa atau perangkat Desa yang mendapat tugas membantu memfasilitasi dan memberikan keterangan sesuai dengan permintaan dari Tim Pengawas dalam hal ini anggota BPD.
Meminta dokumen pendukung pada bagian indikator masukan, gunakan instrumen pengawasan yang telah disiapkan.
Meminta informasi terkait semua dokumen pendukung yang tersedia, apakah merupakan salinan resmi dan terbaru sesuai dengan kebutuhannya.
Meminta keterangan antara lain seperti apakah dokumen-dokumen pendukung tersebut difahami Kepala Desa? Saat melakukan kegiatan apakah dipergunakan sebagi rujukan? Bagaimana caranya? Berikan catatan pada kolom “Catatan” pada instrumen.
Apabila dokumen rujukan tidak dimilki desa, tanyakan kepada Kepala Desa atau Perangkat yang bertugas mendampingi, apa alasannya? Berikan catatan pada instrumen di bagian kolom yang telah disediakan.
Lanjutkan dengan meminta keterangan dan informasi pada bagian “Indikator Proses” pada setiap indikator kinerja yang ada dalam instrumen. Lakukan dengan cara yang hampir sama pada saat menggali keterangan pada “Indikator Masukan” dengan pengembangan sesuai kebutuhan pada indikator kinerja masing-masing.
Meminta informasi terkait dokumentasi pelaksanaan kegiatan seperti Berita Acara, Daftar Hadir, Foto Kegiatan, Peraturan Desa, Peraturan Kepala Desa maupun Keputusan Kepala Desa serta dokumen lain yang sesuai/mendukung kegiatan. Minta keterangan apakah tersedia atau tidak, disusun dalam arsip yang tertib atau tidak, telah memenuhi ketentuan perundangan atau tidak.
Untuk indikator kinerja yang berhubungan dengan masyarakat, perlu dilakukan uji silang dengan melakukan uji petik kepada masyarakat langsung, terutama para pekerja, penerima manfaat perwakilan dari masyarakat miskin, masyarakat adat, perempuan, penyandang disabilitas, dan kelompok rentan lainnya sesuai dengan konteks masing-masing wilayah.
Untuk setiap keterangan yang diberikan pada masing-masing indikator, dicatatkan pada kolom pemenuhan “Ya” atau “Tidak” serta beri keterangan pada kolom “Catatan”.
Lakukan langkah ke 8 sampai langkah ke 11 untuk mengisi intrumen pengawasan pada bagian “Indikator Hasil” dan “Kualitas Proses dan Hasil”.
Pada bagian akhir instrumen pengawasan, tuliskan juga nama responden, status/jabatan, alamat, nomor kontak dan tanda tangan responden. Tuliskan tanggal pelaksanaan pengawasan dan nama anggota BPD yang melakukan pengawasan.
Apabila telah selesai, informasikan tahapan berikutnya, yaitu tahapan evaluasi berdasarkan keterangan dan informasi yang diperoleh serta akan melakukan umpan balik dan pembahasn dengan Kepala Desa dalam Musyawarah BPD.
Ketua BPD menyampaikan jadwal Musyawarah Internal BPD untuk melakukan evaluasi dan pembahasan capaian kinerja Kepala Desa. Diingatkan kepada seluruh anggota BPD untuk mempelajari hasil monitoringnya, hadir lengkap pada waktunya dengan membawa kembali instrumen pengawasannya.
Evaluasi
Evaluasi kegiatan dilaksanakan oleh seluruh anggota BPD, bertempat di sekretariat BPD melalui forum Musyawarah Internal BPD paling lama 2 hari hari kerja setelah kegiatan monitoring.
Ketua atau unsur pimpinan BPD bertindak selaku Pimpinan Musyawarah, membuka acara pembahasan evaluasi kinerja Kepala Desa berdasarkan data dan informasi hasil monitoring.
Pimpinan musyawarah mempersilahkan untuk melakukan pembahasan dan pencermatan hasil pengisian instrumen monitoring dalam musyawarah bdang secara bersamaan dalam tempat yang agak terpisah.
Masing-masing Ketua Bidang memimpin pembahasan dan pencermatan hasil pengisian instrumen monitoring.
Masing-masing bidang menyusun catatan dan rekomendasi sesuai dengan bidangnya. Catatan berupa indikator kinerja apa saja yang sudah terpenuhi dan perlu dipertahankan, sudah terpenuhi tapi perlu ditingkatkan, serta indikator yang perlu dipenuhi oleh Kepala Desa.
Setelah musyawarah bidang selesai, Pimpinan musyawarah melanjutkan pembahasan secara bersama-sama.
Musyawarah bersama membahas dan mengelompokan berapa banyak indikator kinerja yang sudah terpenuhi.
Selanjut melakukan penghitungan pemenuhan setiap indikator, yaitu menghitung jumlah “Ya” dan dan jumlah “tidak”. Jumlah “Ya” dan jumlah “Tidak”, serta catatannya dipindahkan ke lembar instrument evaluasi yang telah disiapkan.
Bila seluruh anggota sudah sepakat atas hasil musyawarah, maka dibuatkan Berita Acara dan penandatangan daftar hadir. Selanjutnya menyepakati jadwal Musyawarah BPD untuk melaksanakan umpan balik dan pembahasan dengan Kepala Desa. Kegiatan ini dilaksanakan paling lama dalam 5 (lima) hari kerja sejak musyawarah internal ini.
Selanjutnya Sekretaris BPD dibantu staf administrsi menyiapkan:
-
Lampiran Berita Acara musyawarah internal BPD tentang laporan pendahuluan hasil pengawasan kinerja Kepala Desa;
Surat undangan kepada Kepala Desa untuk menghadiri Musyawarah BPD dengan agenda melakukan umpan balik dan pembahasan hasil pengawasan.
Umpan Balik
Jadwal Musyawarah BPD untuk melaksanakan umpan balik dan pembahasan dengan Kepala Desa dilaksanakan paling lama dalam 5 (lima) hari kerja sejak musyawarah internal BPD.
Salah satu unsur Pimpinan BPD bertindak sebagai pimpinan musyawarah. Pimpinan musyawarah membuka kegiatan dan menyampaikan agenda acara;
Ketua BPD meyampaikan laporan sementara hasil pengawasan kinerja Kepala Desa;
Kepala Desa menanggapi laporan yang disampaikan Ketua BPD;
Pimpinan musyawrah memandu diskusi dan pembahasan bersama sampai dicapai kesimpulan musyawarah. Bila ada perangkat desa yang ikut hadir diberi kesempatan untuk memberi tanggapan.
Pimpinan Musyawarah membacakan hasil-hasil kesimpulan musyawarah BPD yang akan disusun dalam laporan hasil pengawasan dan akan disampaikan kepada Kepala Desa, Camat dan APIP kabupaten/kota. Semua peserta menandatangani Berita Acara dan Daftar Hadir.
Laporan Hasil Pengawasan
Setelah seluruh rangkaian pengawasan sampai pada kegiatan umpan balik dan pembahasan dengan Kepala Desa selesai, maka BPD segera menyusun laporan hasil pengawasan. Kegiatan penyusunan laporan mengikuti mekanisme kerja kelembagaan yang diatur BPD sendiri.