BPD menyusun laporan hasil pengawasan kinerja kepala desa setelah seluruh rangkaian pengawasan sampai pada kegiatan umpan balik dan pembahasan dengan Kepala Desa selesai. Penyusunan laporan hasil pengawasan mengikuti mekanisme kerja kelembagaan yang diatur BPD sendiri. Artinya, laporan disusun melalui pendekatan secara lokal sesuai dengan tradisi dan kondisi yang bisa membuat nyaman untuk semua anggota BPD.
Laporan hasil pengawasan kinerja Kepala Desa menjadi bagian tak terpisahkan dalam Laporan Kinerja BPD Tahunan. Khusus untuk laporan hasil pengawasan yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan desa, disampaikan juga kepada Camat dan Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP) daerah Kabupaten/Kota masing-masing.
Format laporan hasil pengawasan dibuat secara sederhana dan fokus pada bagian materi yang dilakukan pengawasan dengan sistematika sebagai berikut:
- Cover Laporan
- Surat Pengantar
-
Bagian Isi:
- Pendahuluan
- Hasil Pengawasan
- Hal-hal yang Direkomendasikan
- Lampiran
Format Cover Laporan
Bagian depan atau cover laporan ditulis dalam huruf capital, berisi tiga bagian, yaitu:
-
Bagian Atas, berisi logo BPD di tengah, kemudian 2 (dua) baris dibawahnya berisi tulisan
"BADAN PERMUSYAWARATAN DESA ..........
KECAMATAN........... KABUPATEN ............" -
Bagian Tengah, dituliskan judul laporan sebagai berikut:
"LAPORAN HASIL PENGAWASAN KINERJA KEPALA DESA
ATAS PELAKSANAAN KEGIATAN ..............................
TAHUN ANGGARAN .............
PADA DESA ............ KECAMATAN ................... KABUPATEN/KOTA......................" -
Bagian Bawah, berisi 2(dua) baris sebagai berikut:
"NOMOR: LHPK-...../BPD/Bulan/Tahun
TANGGAL: ....../........./................"
Surat Pengantar
-
Surat Pengantar dan Laporan Sementara hanya disampaikan kepada Kepala Desa untuk meminta tanggapan/umpan balik dari Kepala Desa dan selanjutnya dilakukan pembahasan dalam rapat BPD bersama Kepala Desa;
-
Surat Pengantar dan Laporan Akhir ditujukan kepada Kepala Desa, Camat dan APIP.
Bagian Isi
Berisi materi hasil pengawasan yang terdiri dari:
-
PENDAHULUAN:
Menggambarkan kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh BPD, berisi tentang: tujuan pengawasan, anggota yang terlibat, tanggal pelaksanaan, lokasi kegiatan, dokumen sumber yang diperiksa, responden yang terlibat serta mekanisme pengawasan.
-
HASIL PENGAWASAN:
Merupakan narasi kesimpulan berdasarkan catatan yang diperoleh dari instrumen pengawasan yang dipergunakan beserta argumentasi pendukungnya. Urutan penyajian dikelompokan berdasarkan katagori hasil pengawasan sebagai berikut:
-
Lingkungan Pengendalian Internal: berupa gambaran kinerja Kepala Desa dalam mengelola sumberdaya Aparatur Desa, Lembaga Kemasyarakatan Desa, dan tim yang dibentuk dalam kaitannya dengan kegiatan yang diawasi.
-
Ketaatan Terhadap Regulasi: berupa gambaran kinerja Kepala Desa dalam menjalankan perintah/rujukan regulasi yang berkenaan dengan kegiatan yang diawasi. Sumber rujukan selain Undang-undang, Peraturan Menteri, Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, bahkan Peraturan Desa maupun Surat Edaran. Kalau ditemukan ketidakpatuhan, disebutkan terhadap regulasi yang mana dan pada bagian apa, apa buktinya di lapangan dan kenapa hal tersebut terjadi.
-
Ketaatan Terhadap prosedur: masih berhubungan dengan ketaatan pada regulasi, tapi ini lebih bersifat prosedur yang harus dijalankan. Bila ada ketidak patuhan Kepala Desa, agar disebutkan berdasar regulasi yang mana dan pada bagian mana itu dilakukan serta kenapa hal tersebut terjadi.
Koordinasi dan Hubungan Kerjasama dengan Kelembagaan Desa: dari instrumen pengawasan yang ada, berikan kesimpulan akhir terhadap kinerja Kepala Desa dalam hal menjalin koordinasi dengan pemerintahan kecamatan maupun dinas teknis terkait. Selain itu juga bagaimana Kepala Desa menjalin koordinasi dan membangun pola hubungan dengan kelembagaan desa seperti BPD dan LKD.
-
Perhatian dan pelibatan peran serta masyarakat. Berikan kesimpulan atas kinerja Kepala Desa dalam perhatiannya kepada pelibatan, peran serta dan keberpihakan kepada masyarakat, termasuk upaya-upaya pemberdayaan masyarakat di desa. Terutama berikan juga kesimpulan catatan atas keberpihakan Kepala Desa terhadap masyarakat miskin, masyarakat adat, perempuan, penyandang disabilitas, dan kelompok rentan lainnya sesuai dengan konteks masing-masing wilayah.
Kesimpulan Hasil Pengawasan: berupa kesimpulan akhir terhadap keseluruhan capaian indikator kinerja Kepala Desa sebagaimana dalam penjelasan sebelumnya, yaitu: “BAIK” atau “BAIK DENGAN CATATAN” atau KURANG BAIK” atau “TIDAK BAIK”.
-
-
HAL-HAL YANG DIREKOMENDASIKAN:
Sampaikan rekomendasi yang harus dilakukan oleh Kepala Desa berdasarkan gambaran Hasil Pengawasan di atas serta berdasarkan indikator kinerja dalam instrumen pengawasan yang belum terpenuhi. Rekomendasi berupa tindakan praktis yang perlu segera dilakukan agar kinerja Kepala Desa bisa meningkat dan akan berpengaruh pada peningkatan pelayanan dan penyelenggaraan pemerintahan desa.
Lampiran
Bagian ini berisi 6 (Enam) lampiran yaitu:
- Lampiran I: Instrumen Monitoring Kegiatan
- Lampiran II: Instrumen Hasil Monitoring Kegiatan
- Lampiran III: Instrumen Evaluasi Kinerja Kepala Desa
- Lampiran IV: Matrik Hasil Pengawasan Kinerja Kepala Desa
- Lampiran IV: Berita Acara dan Daftar Hadir
- Lampiran V: Foto Kegiatan Pengawasan oleh BPD